Du bist ständig auf Reisen und der Postkasten zu Hause quillt über? Das gehört nun der Geschichte an. Durch den Einsatz eines digitaler Briefkastens kannst du von überall aus auf deine Post zugreifen. Mittels Nachsendeauftrag werden deine Sendungen an entsprechende Dienstleister weitergeleitet, eingescannt und zugesendet. Durch einen persönlichen Login stehen deine Daten zu jederzeit abrufbereit.
In unserem digitalen Briefkasten Test 2025 möchten wir verschiedene Anbieter vorstellen. Der digitale Trend ist nicht nur für digitalen Nomaden, Kleinunternehmer, sondern auch für Privatpersonen geeignet. Nachstehend erfährst du weitere Informationen.
Das Wichtigste zusammengefasst
Der beste digitale Briefkasten für Unternehmer und Geschäftsmenschen
Der wohl größte Vorteil des Anbieters Clevver.io ist seine weltweite Tätigkeit in 80 Ländern. Zu den Standorten gehören die bekanntesten Städte weltweit. Hierzulande sind unter anderem Berlin, Hamburg, Köln und München vertreten
Egal ob du im In- oder Ausland wohnst, deine Post kommt überall an. Bereits ab 5,45 Euro monatlich kann man sich einen digitalen Briefkasten mieten. Ebenfalls ist die Anbindung an Dropbox möglich.
Neben dem “Lite”-Paket, stehen ebenfalls die Varianten “Standard” und “Professionell” zur Verfügung. Letztere lohnen sich für einen besonders hohen Postempfang. Außerdem ist die Anzahl der freien Lagertage für Briefe und Pakete deutlich höher, als beim günstigen Paket. Anschließend werden die Sendungen gesammelt und kostenpflichtig weitergesendet oder auf Wunsch vernichtet.
Der beste digitale Briefkasten für Privatpersonen
Für private Anwender bietet das Unternehmen CAYA die wohl beste Lösung. Anstelle von Dokumentenchaos, erhältst du deine wichtigen Dokumente nun online. Des Weiteren können Unterlagen abgelegt, verwaltet und bearbeitet werden.
Die digitale Briefkastenlösung von CAYA spart Kosten und Zeit im stressigen Alltag. Das Unternehmen bietet drei verschiedene Angebote an. Neben Privatpersonen, werden ebenfalls Selbstständige, sowie mittelständische Unternehmen angesprochen.
In der günstigsten Version kostet Caya lediglich 5,99 Euro pro Monat. Geschäftskunden profitieren von einer deutlich größeren Anzahl an enthaltenen Briefen. Ebenfalls ist jede drei Monate eine kostenlose Sammelsendung im Tarif mit dabei.
Der beste digitale Briefkasten für Unternehmen
Bei Unternehmen fällt in der Regel eine deutliche höhere Anzahl an Dokumenten und Rechnungen an. Für Selbständige und Firma mit großem Bedarf, ebenfalls wir ebenfalls den digitalen Briefkasten von Caya – allerdings für den Geschäftskunden.
Der günstigste Tarif “Go” kostet 5,99 Euro und enthält bis zu fünf monatliche Sendungen. Hingegen enthält der Tarif “ENTERPRISE” bis zu 300 monatliche Sendungen. Allerdings schlägt er auch mit 199,99 Euro teuer zu Buche.
Für Firmen bringt die Nutzung eines digitalen Briefkasten wirklich viele Vorteile. So ist beispielsweise die Volltextsuche enthalten. Bist du auf der Suche nach einem ganz bestimmten Begriff, kann man die eingescannten Dokumente einfach durchsuchen.
Zudem kann man zwischen der Nachsendung an deine persönliche Adresse oder dem Ablegen als digitales Dokument wählen. Einmal im Moment werden alle physischen Dokumente an eine Postadresse nachgesendet. Ebenfalls kümmert sich der Dienst CAYA um die Vernichtung der Schriftstücke.
Als Geschäftskunde profitierst du außerdem von höchster Sicherheit. Die Server stehen in Deutschland. Außerdem erfolgt die Übertragung stets verschlüsselt.
Ratgeber: Relevante Fragen und Antworten für den Kauf eines digitalen Briefkastens
Was ist ein digitaler Briefkasten?
Dank der Erfindung von digitalen Briefkästen, erhältst du deine Post auch unterwegs auf Reisen. Für Menschen die ständig unterwegs sind, ist ein digitaler Briefkasten ideal.
Auch digitale Nomaden und Langzeitreisende profitieren von einem digitalen Briefkasten. Dank des modernen Services, bist du zu Hause nicht mehr auf Nachbarn, Freunde und Familie angewiesen.
Im Gegensatz zum ursprünglichen Erhalt im Briefkasten, werden dir Dokumente und Briefe auf dein Smartphone gesendet. Statt dem Durchwühlen von Papiermüll, gelangt wichtige Korrespondenz in digitaler Form auf dein Telefon.
Dies ist nicht nur sicherer, sondern bewahrt auch Ordnung in deinem Postfach. Digitale Briefkästen ermöglichen ein flexibles Leben, ganz egal an welchem Ort du dich aufhältst. In den nächsten Abschnitten gehen wir näher auf das Thema ein.
Wie funktioniert ein digitaler Briefkasten?
Die Funktionsweise eines digitalen Briefkastens ist einfach zu verstehen. Jeder Brief und jedes Dokument, dass an dich dich adressiert ist, wird digitalisiert.
Auch Einschreiben und Postkarten werden an dich weitergeleitet. So kannst du über das Internet, von jedem Ort der Welt, auf deine Sendungen zugreifen. Auch auf der Heimfahrt mit Bus und Bahn, kannst du deine Dokumente bereits in Augenschein nehmen.
Für den Service der digitalen Post stehen mittlerweile mehrere Anbieter am Markt zur Verfügung. Unter Einhaltung des Datenschutzgesetzes werden die Briefe geöffnet, eingescannt und an dein digitales Postfach weitergeleitet.
Ver esta publicación en Instagram
Dort stehen dir deine Zusendungen in digitaler Form zur Einsicht bereit. Der Zugriff erfolgt über ein Webportal. Andere Anbieter senden dir die Dokumente als PDF an dein Email-Postfach. So hast du von überall aus Zugriff auf deine Post. Deine Post wird dir zusätzlich in Papierform zugesendet oder vernichtet.
Für welche Personengruppe eignet sich ein digitaler Briefkasten?
Die Vorzüge von digitalen Briefkästen werden vor allem von Leuten geschätzt, die viel reisen. Egal ob digitale Nomaden oder Unternehmer mit dem Wunsch eines papierlosen Büros gehören zur Zielgruppe.
In der heutigen Zeit versucht man auch aus Umweltgründen den Papierverbrauch zu reduzieren. Die Digitalisierung hat aber auch den Vorteil der einfacheren Verwaltung am PC.
Durch den Einsatz digitaler Briefkästen sparen Unternehmen nicht nur Druck-, sondern auch Papierkosten.
Die Benutzung von digitalen Briefkästen ist ein wichtiger Schritt in Sachen Digitalisierung. Anstelle von täglichen anfallenden Papierhaufen, landet alles geordnet in ein digitales Postfach. So kann der Überblick über wichtige Dokumente und Sendungen besser behalten werden.
- Postverteilung: Durch den Einsatz von digitalen Briefkästen in Unternehmen, können Personalkosten eingespart werden. Die Verteilung erfolgt nämlich an den jeweiligen Empfänger. Alternativ erhalten alle Mitarbeiter einer Abteilung einen Zugang zur Onlineplattform.
- Flexibilität: Ganz egal wo man auf der Welt unterwegs ist, der Zugriff ist von überall aus möglich. Wichtige Dokumente sind so zu jederzeit von Smartphone und Laptop abrufbereit. Die Gefahr des Verlegens besteht nicht mehr.
- Weiterverarbeitung: Wichtige Sendungen können direkt an andere Personen weitergeleitet werden. Beispielsweise kann man Rechnungen auch direkt online bezahlen.
Digitale Briefkästen sind sowohl für kleine und große Unternehmen geeignet. Dank der geringen Gebühren, eignen sie sich auch für Start-Ups.
Auch digitale Nomaden profitieren von der digitalen Nachsendung. Somit erhält man auch bei Reisen in fremde Länder die wichtigsten Dokumente, wie Rechnungen und Versicherungsunterlagen.
Auch für Clubs und Vereine lohnt sich der Einsatz eines digitalen Briefkastens. Wichtige Informationen und Neuigkeiten können so schnell und einfach allen Mitgliedern bereitgestellt werden. Für den Erhalt weniger Sendungen gibt es besonders günstige Lösungen.
Welche Anbieter gibt es in Deutschland, Österreich und der Schweiz für die Digitalisierung von Post?
Deutschland
Hierzulande gibt es besonders viele Anbieter von digitalen Briefkästen. Viele der Server stehen sogar in Deutschland. Einige Unternehmen funktionieren auch in den Nachbarländern Österreich und der Schweiz.
Nachstehend führen wir die bekanntesten Anbieter auf:
- CAYA
- Clevver.io
- Dropscan
- ePost
- edox.at
- Ftapi
- MyDropmail
- Reisswolf
- Wirelesslife
Österreich
Der Nachbar Österreich ist etwas langsamer in Sachen Digitalisierung. Dennoch gibt es einige weniger Anbieter für österreichische Post.
Zu den bekannten Anbietern gehören:
- E-brief.post.at
- Scanpoint.at
Außerdem können in Österreich ansässige Menschen auch viele deutsche Unternehmen für digitale Briefkästen nutzen.
Schweiz
Auch die Schweiz bietet bereits den Service der Digitalisierung von Dokumenten an.
Nachstehend führen wir die bekanntesten Unternehmen auf:
- peax.ch
- digitaler-briefkasten.ch
- postempfang.ch
- staubscanning.ch
Des Weiteren können in der Schweiz ebenfalls internationale Anbieter für digitale Briefkästen genutzt werden.
Welche Funktionen sollte ein digitaler Briefkasten beinhalten?
Generell ähneln sich Service und Funktionen der einzelnen Anbieter. Unterschiede gibt es hingegen bezüglich der Kosten, der Archivierung und der Nachsendung.
In den nächsten Abschnitten möchten wir die wichtigsten Dienstleistungen aufführen:
- Nachsendeauftrag: Der Nachsendeauftrag ist ein Service von Postdienstleistern. Beispielsweise bei einem Umzug werden die Briefe von der alten an die neue Adresse weitergeleitet. Anbieter digitaler Briefkästen nutzen diesen Service und leiten die Dokumente von der neuen Adresse an das Scancenter weiter.
- Scannen: Der Prozess des Einscannens läuft wie folgt ab: Die Originale werden eingescannt und digital zur Verfügung gestellt. Je nach Anbieter steht eine andere Auflösung zur Verfügung. Eine Benachrichtigung erfolgt.
- Adresswahl: Bei vielen Serviceanbietern kann der digitale Versand auch an mehrere Adressen erfolgen.
- Volltextsuche: Trotz des Einscannens als PDF, kann das Dokument nach einem bestimmten Wort durchsucht werden.
- Archivierung: Das Unternehmen bewahrt deine Dokumente über einen gewissen Zeitraum auf. Danach werden dir die Originale zugesandt oder vernichtet.
- Vernichtung: Durch diese Auswahl werden Briefe nach einer gewissen Zeit vernichtet.
- Datenschutzgesetz: Durch das Datenschutzgesetz kannst du dir sicher sein, dass deine Daten besonders vertraulich behandelt werden.
Große Differenzen zwischen den einzelnen Anbietern bestehen bei der Archivierung von Postsendungen. Oftmals können horrende Kosten dafür anfallen. Aus diesem Grund solltest du die Angebote im Detail anschauen.
Behördliche Briefe können nicht immer an ein digitales Postfach gesendet werden. Wir raten dir diese an ein Steuerbüro weiterzuleiten. Allerdings wird dafür eine Vollmacht benötigt.
Welchen Speicherplatz bieten digitalen Briefkästen?
Bei vielen Anbietern ist der Speicherplatz für digitale Briefkästen unbegrenzt. Bei einigen Unternehmen ist sogar die Archivierung der Sendungen inklusive. Je nach Tarif fallen unterschiedliche Kosten für den Service an.
Ver esta publicación en Instagram
Bei den meisten Anbietern werden die Originale zunächst gesammelt und später gesendet. Je nach Tarif, kann die Nachsendung inklusive sein. Falls dir die originalen Dokumente nicht wichtig sind, kannst du einen günstigeren Tarif wählen.
Dank der Digitalisierung, hast du wichtige Schreiben und Briefe stets bei dir. Du benötigst dafür lediglich einen Internetzugang.
Welche Anbieter gibt es für digitale Briefkästen?
Die Nachfrage an digitalen Dienstleistungen steigt. Demnach zufolge gibt es immer mehr Serviceanbieter für digitale Briefkästen. Neben einigen Start-Ups, gibt es auch Unternehmen, die schon länger am Markt tätig sind.
In der nachstehenden Kurzübersicht stellen wir einige Anbieter vor:
Die angebotenen Dienstleistungen sind allesamt sehr ähnlich. Hingegen gibt es Unterschiede in Sachen Kosten, sowie inkludierte Nachsendeaufträge.
| Startup | International tätige Unternehmen | Unternehmen mit langer Tradition |
|---|---|---|
| Digitalkasten, Dropscan, CAYA, Clevver.io | Reisswolf, ePost | E-Postscan der deutschen Post |
Wie teuer sind die Serviceleistungen von digitalen Briefkästen?
Die Kosten für die Nutzung von digitalen Briefkästen fallen je nach Anbieter unterschiedlich aus. Die Anzahl der Brieföffnungen, sowie weitere Funktionen bestimmten den Preis.
Generell fangen die Kosten bei etwa 5 bis 15 Euro pro Monat an. Einige Anbieter verlangen teilweise 20 bis 30 Euro für die Digitalisierung von Sendungen. In der Schweiz muss man für diese Art von Dienstleistung noch tiefer in die Tasche greifen. Je nach Paket und Unternehmen sind dann 300 bis 400 Franken pro Monat fällig.
Im Allgemeinen bestimmen inkludierte Brieferfassungen, Mailboxen und die Anzahl der persönlichen Mailbox den Preis. Grundsätzlich staffeln viele Anbieter ihre Preis. Wer mehr Dokumente digitalisieren lassen möchte, zahlt dementsprechend auch mehr.
Nachstehend teilen wir verschiedene Anbieter in unterschiedliche Preiskategorien ein:
| Hersteller | Preiskategorie |
|---|---|
| CAYA | € |
| Dropscan | € bis €€ |
| E-Postscan | €€ |
| clevver.io | € |
| dogado | €€ |
| digitaler-briefkasten.ch | €€€ |
Wo kann man den passenden digitalen Briefkasten kaufen?
Digitale Briefkästen können direkt auf den Webseiten der Unternehmen geordert werden. Am Anfang unserer Seite stellen wir verschiedene Anbieter für digitale Briefkästen vor. Durch Anklicken wirst du auf die Homepages des Anbieters geleitet. Dort erfährst du weitere Details und kannst dein passendes Paket buchen.
Am Anfang unserer Seite führen wir einige Anbieter für digitale Briefkästen auf.
Gibt es Alternativen zu digitalen Briefkästen?
Neben digitalen Briefkästen kannst du auf die Serviecelleistung von virtuellen Assistenten/innen zurückgreifen. Im Internet findest du viele Anbieter für digitale Tätigkeiten. Je nach Expertise helfen sie dir bei deinen anfallenden Aufgaben.
Auf welche Kriterien muss ich bei Abschluss eines digitalen Briefkastens achten?
Nachstehend möchten wir dir zeigen, wie du verschiedene digitale Briefkästen miteinander vergleichen kannst. Dadurch wird dir die Wahl des richtigen Anbieters erleichtert.
Folgende Faktoren helfen dir bei deiner Auswahl:
- Nachsendeaufträge
- Scanfunktion
- Zeitraum
- Postadressen
Nachsendeaufträge
Der wohl wichtigste Punkt bei der Nutzung digitaler Briefkästen ist der Nachsendeauftrag. Diese Serviceleistung bestimmt über das Öffnen, Nachsenden und Vernichten von Briefen. Bei den meisten Anbietern ist diese Dienstleistung bereits enthalten.
Die Nachsendung erfolgt ein bis zweimal im Monat an die angegebene Adresse. Viele Anbieter senden nicht nur ins In-, sondern auch ins Ausland. Je nach Tarif können dafür weitere Kosten anfallen.
Scanfunktion
Bei vielen Anbietern muss das Einscannen von Dokumenten separat bezahlt werden. Allerdings gibt es häufig die Möglichkeit, eine Vorschau auf die jeweilige Sendung zu erhalten. So entscheidest du selbst, ob der jeweilige Brief von Wichtigkeit ist oder nicht. Reklame und Werbeplakate werden in der Regel nicht eingescannt.
Ebenfalls sollte die Option der Archivierung, Nachsendung oder Vernichtung von Dokumenten bestehen.
Zeitraum
Je nachdem wie lange du den Service eines digitalen Briefkastens benötigst, fallen unterschiedliche Kosten an. Bei einigen Anbietern können auch kurze Nutzungsmöglichkeiten über wenigen Monate in Anspruch genommen werden.
Außerdem hast du dann die Möglichkeit das digitale Postfach auszuprobieren. Bei Nichtgefallen kannst du dann immer noch einen anderen Anbieter für digitale Briefkästen testen oder kündigen. Eventuell benötigst du die digitale Weiterleitung auch nur über einen gewissen Zeitraum.
Wiederum muss man bei anderen Unternehmen einen Jahresvertrag abschließen. Generell macht sich der Abschluss über einen längeren Zeitraum vor allem im Preis bemerkbar. Bei einmalig jährlicher Zahlung können somit Kosten eingespart werden.
Postadressen
Nicht alle Behörden wie Finanzamt, Landratsamt oder Gericht akzeptieren digitale Briefkästen oder Nachsendeaufträge. Sei dir deshalb sicher, dass beim jeweilige Anbieter eine Postadresse inkludiert ist.
Die Postadresse muss nicht mit der Meldeadresse übereinstimmen!
Wer längere Zeit unterwegs ist und auf wichtige behördliche Post wartet, sollte auf diese Funktion wert legen. Somit kannst du dein Unternehmen unbesorgt vom In- und Ausland weiterleiten.
Weitere wichtige Informationen zur Digitalisierung von Briefen erfährst du im folgenden Video:
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Youtube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Weitere Hinweise über digitale Briefkästen
Wie steht es mit der Sicherheit von digitalen Briefkästen?
Mittlerweile sind mehrere Anbieter für digitale Briefkästen am Markt vertreten. Bezüglich der Sicherheit solltest du sichergehen, dass das jeweilige Unternehmen nach dem Datenschutzgesetz arbeitet.
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sagt genau aus, welche Vorschriften und Leitlinien beim Umgang mit persönlichen Daten eingehalten werden müssen.
Bei Unklarheiten diesbezüglich, wird dir ein seriöser Anbieter gerne Auskunft über die Vorgehensweise geben. Insofern die Daten auf deutschen Servern gespeichert werden, kann man von einer hohen Sicherheit ausgehen.
Worin liegen die Unterschiede zwischen einem Email-Anbieter und einem digitalen Postkasten?
Wenn du unseren Ratgeber aufmerksam bis hier hin gelesen hast, wirst du die Fragen selbst beantworten können. Dennoch möchten wir dir noch einmal die grundlegenden Unterschiede erklären.
Ein Emailanbieter ist für den Empfang und die Sendung von elektronischen Nachrichten zuständig. Mit einer Internetanbindung kannst du deine Emails von Smartphone, Laptop oder Desktop-Computer aus abrufen.
Hingegen wird beim digitalen Postkasten eingehende Post gescannt und an dein Emailfach weitergeleitet. Die Abstufung liegt also darin, dass physische Post in eine digitale Sendung umgewandelt wird.
Warum gewinnen digitalen Briefkästen immer mehr an Beliebtheit?
Der Umstieg und die Nutzung eines digitalen Briefkasten hat nicht nur für Unternehmer, sondern auch für Privatpersonen erhebliche Vorteile.
Unternehmen profitieren von der Verteilung der Post, wodurch Personalressourcen eingespart werden können. Außerdem entfallen durch die Digitalisierung von Dokumenten Kosten für den Platz, sowie wertvolle Arbeitszeit.
Gleichzeitig erfüllen Firmen die Aufbewahrungspflicht. Durch entsprechende Sicherung auf einem Server können wichtige Schriftstücke niemals verloren gehen.
Die papierlose Lösung verkürzt außerdem Such- und Recherechezeiten durch die mögliche Volltextsuche. Der Zugriff ist jederzeit und von überall aus möglich, wodurch man stets flexibel bleibt.
Egal ob auf Geschäftsreise oder privater Weltreise, mittels Laptop oder Smartphone hat man immer Zugang zu seinen Dokumenten. Personen mit mehreren Wohnsitzen können ihre digitale Post auch von überall abrufen und bearbeiten.
Im folgenden Video werden dir noch einmal die Vorteile eines digitalen Briefkastens erläutert:
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Youtube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Weiterführende Informationen und Ergänzungen
Bildquelle:
- https://pixabay.com/de/photos/sch%c3%bcler-eingabe-tastatur-text-frau-849828/
- https://pixabay.com/de/photos/mann-laptop-arbeit-digitale-nomade-4749237/
- https://pixabay.com/de/photos/stapel-briefe-brief-handschrift-447578/
- https://pixabay.com/de/photos/laptop-mockup-kaffeepause-2838939/
- https://pixabay.com/de/photos/email-mail-kontakt-brief-schreiben-4487083/
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Instagram. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr Informationen